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Um cuidado importante na organizao financeira a guarda de documentos e comprovantes de pagamentos. Para orientar os consumidores, a Fundao Procon-SP, rgo vinculado Secretaria da Justia e da Defesa da Cidadania do Governo do Estado de arquivodocSo Paulo indica os prazos manter a guarda de comprovantes de pagamento.
Nos casos de servios, pblicos ou privados, prestados de forma contnua, tais como: de gua, energia eltrica, telefonia, TV por assinatura, escolas e carto de crdito, de acordo com as Leis (Estadual 13.552/2009 e Federal 12.007/2009), os fornecedores so obrigados a encaminhar aos seus clientes, a cada ano, declarao de quitao de dbitos referente ao ano anterior at o ms de maio. Com este comprovante em mos, os consumidores podem descartar os recibos mensais de quitao.
Ainda de acordo com a legislao, somente tero direito a esta declarao os consumidores que estiverem em dia com todas as parcelas ou mensalidades do ano anterior e caso algum dbito seja objeto de contestao judicial, o direito declarao de quitao ser apenas dos demais meses. Se o consumidor no tiver utilizado os servios durante o ano anterior, o documento constar apenas os meses em que houve fornecimento do servio.
O perodo para conservao das declaraes anuais e tambm de outros documentos varivel. Veja alguns prazos para guarda destes documentos:
Guarda do comprovante porcinco anos
gua, energia eltrica, gs, telefonia e demais contas de servios essenciais;
Carto de crdito;
Mensalidades escolares, universidades e cursos livres: o contrato e termos de quitao.
Guarda Permanente
Condomnio: declaraes de quitao do pagamento do condomnio devem ser guardadas durante todo o perodo em que o morador estiver no imvel. Aps a sada, conserv-los por cinco anos.
Consrcios: declaraes devem ser guardadas at o encerramento das operaes financeiras do grupo.
Seguros: proposta, aplice e as declaraes de pagamento devem ser guardadas por mais um ano aps o fim da vigncia.
Convnio mdico: proposta e contrato devem ser guardados por todo o perodo em que estiver como conveniado. Os recibos dos 12 meses anteriores ao ltimo reajuste devem ser guardados por todo o perodo de contratao.
Aluguel: o locatrio deve guardar o contrato e as declaraes at sua desocupao e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por trs anos, desde que no haja qualquer pendncia. Contratos entre particulares so de natureza jurdica diferente e no constitui relao de consumo.
Durante a vigncia de garantia
Certificados de garantia e notas fiscais de compra de produtos e servios durveis devem ser guardadas pelo prazo da vida til do produto/servio, a contar da aquisio do bem, uma vez que, mesmo aps o trmino da garantia contratual, ainda h possibilidade de aparecerem vcios ocultos.
Compra de imvel (terreno, casa, apartamento): a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador at a lavratura e registro imobilirio da escritura (somente para casos onde haja uma efetiva relao de consumo ? contratos entre particulares so de natureza jurdica diferente).
Contratos: contratos em geral precisam ser conservados at que o vnculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, at que todas as parcelas estejam quitadas.
O Procon-SP enfatiza que, todos estes prazos so relativos a consumo. Outras situaes e/ou entidades tem regras prprias (Receita Federal, Detran, Prefeitura, Cartrios, Fruns, Juizados Especiais Cveis, etc.).
Fundao Procon-SP
Assessoria de Comunicao